गुप्त रिकॉर्ड प्रबंधन: संगठन और प्रबंधन के नियमों

अब से, गुप्त रिकॉर्ड रखने - न केवल सरकारी अधिकारियों का विशेषाधिकार। आज गुप्त मुहरबंद दस्तावेज़ लगभग हर प्रमुख वाणिज्यिक संगठन है। इस अनुच्छेद में आप सब के बारे में गुप्त दस्तावेजों की उचित आचरण सीखना होगा।

कागजी कार्रवाई में गोपनीयता की धारणा

किसी भी श्रम गतिविधि, एक ही रास्ता या गुप्त या गोपनीय दस्तावेजों के साथ एक और कनेक्ट किए गए, हमेशा कठिनाइयों, समस्याओं और जोखिम का एक बहुत रहता है। कारण क्या है? कई कारण, मुख्य एक जो बीच में साधारण असमर्थता सुयोग्य, कागजात के साथ काम करने गोपनीयता पहने हुए है।

एक शुरुआत के लिए यह निर्धारित करने के लिए है कि सभी एक रहस्य है आवश्यक हो जाता। रहस्य कई अर्थ हैं। खाते में सबसे आम परिभाषा लेने के लिए, अवधारणा जानकारी का एक प्रकार है कि केवल चेहरे की एक सीमित संख्या के लिए उपलब्ध है के रूप में व्याख्या की जानी चाहिए है। रहस्य खुलासा कर रहा है नहीं करने के लिए हो सकता है, यह गुप्त रखा जाना चाहिए। एक नियम के रूप में रहस्य जल्द ही खो गया था, और सूचना लोगों की बड़ी संख्या के लिए उपलब्ध कराया। तदनुसार, गुप्त कार्यवाही के संगठन अनावश्यक हो जाता है।

गुप्तता

फिलहाल, गोपनीयता कई बुनियादी प्रकार है। हम एक गुप्त कार्यालय के काम, एक ही रास्ता या राज्य के मामलों के साथ एक और कनेक्ट किए गए बारे में बात कर रहे हैं, तो सभी दस्तावेजों तीन मुख्य प्रकार में विभाजित हैं:

• विशेष महत्व;
• टॉप सीक्रेट;
• सरकारी उपयोग।

यह वर्गीकरण "राज्य पर। राज" 21 जुलाई, 1993 विशेष संघीय कानून द्वारा तय हो गई है। गिद्धों की प्रत्येक क्या ऊपर है?

"विशेष महत्व" के रूप में वर्गीकृत गोपनीयता के उच्चतम डिग्री प्रतिनिधित्व करता है। स्वाभाविक रूप से, इस तरह के एक स्थिति प्रत्येक दस्तावेज़ से दूर हो सकता है। उदाहरण के लिए, राज्य या लोगों के किसी समूह के लिए महत्वपूर्ण नुकसान विशेष महत्व गर्दन खोलने के मामले में लागू किया जा सकता। यही कारण है कि प्रासंगिक दस्तावेजों के इस प्रकार से क्यों सुरक्षा है।

के रूप में "टॉप सीक्रेट" वर्गीकृत भी राज्य रहस्य के कुछ प्रकार वाले दस्तावेज़ों को सौंपा गया है। सख्त विनियमन जब इस मामले में कागजात के इस प्रकार के साथ काम कर पहचान है।

मुहर लगी "सरकारी उपयोग के" एक उच्च सुरक्षा दस्तावेजों प्रदान नहीं करता है, हालांकि, गंभीर रूप से उनके उपयोग की सीमा। गुप्त कागजी कार्रवाई इस तरह की स्थापित है, आमतौर पर वाणिज्यिक संरचनाओं में।

वर्गीकरण के आदेश

कानून के सभी वर्गीकृत करने के लिए प्रक्रिया भी एक राज्य स्थापित करता है। गुप्त ऊपर नाम। इस दस्तावेज़ के अनुसार, गुप्त रूप से, राज्य के अधीन है, शामिल कर सकते हैं:

• सैन्य क्षेत्र के बारे में जानकारी;
• अर्थशास्त्र, इंजीनियरिंग या विज्ञान के बारे में जानकारी;
• विदेश नीति या सूचना के आर्थिक क्षेत्रों के बारे में;
• प्रतिरोधक, संचालन और आतंकवादी विरोधी नीति के खोजी गतिविधि, और इतने पर। घ के बारे में जानकारी।

कैसे दस्तावेज गुप्त रखा जाएगा रहे हैं? नोट करने के लिए मुख्य बात विशेष रूप से अधिकृत विशेषज्ञों की उपस्थिति है। विशिष्ट विशेषज्ञता काम कर रहे व्यक्तियों के साथ कुछ प्रतिभूतियों के सुरक्षित भंडारण के विकसित करने के लिए। यह सबसे उपयुक्त सुरक्षा वर्गीकरण का चयन करता है, के अनुसार, जिसके साथ आगे काम है में। वास्तव में, गुप्त रिकार्ड रखने - अपने कर्मचारियों और प्रबंधकों के साथ एक विशाल क्षेत्र।

गोपनीयता की प्रणाली दृढ़ संकल्प सिद्धांत

सबसे अधिक सक्षम का निर्धारण करने के लिए गोपनीयता की डिग्री समय-समय पर किया जाना चाहिए विशेष सिद्धांतों को लागू। निम्नलिखित चर्चा कागजी कार्रवाई में एक रहस्य की परिभाषा पर केंद्रित है - प्रणाली सिद्धांतों पर। यह क्या है?

प्रणाली दृष्टिकोण की मुख्य विशेषता - एक पूरे के रूप में वर्गीकृत की समस्या पर विशेष ध्यान। इसका मुख्य कार्य दो परस्पर को प्रभावित करने के रुझान रखने के लिए है: एक हाथ पर, महत्वपूर्ण जानकारी के प्रसार को रोकने के लिए; दूसरे पर - बड़े पैमाने पर वर्गीकरण और फलस्वरूप समस्याओं से बचने के।

कैसे कार्यालय की गुप्त रखने करता है? दो मुख्य तंत्र हैं: overstatement और गोपनीयता की ख़ामोश। Overstatement काफी आवश्यक जानकारी का आदान प्रदान करने संभावना सीमित कर देता है, कमी प्रक्रिया को कमजोर।

अन्य सिद्धांतों

क्या अन्य सिद्धांतों और गुप्त कार्यवाही के नियमों को प्रतिष्ठित किया जा सकता? प्रणालियों के अलावा, यह भी निष्पक्षता ध्यान देने योग्य है। फ़ायदा क्या है? आप एक संक्षिप्त विवरण देना है, तो यह इस प्रकार लगता है: जब गुप्त दस्तावेजों के साथ काम कर व्यक्तिपरक विचारों और मान्यताओं के सभी प्रकार के द्वारा निर्देशित नहीं किया जा सकता। वहाँ, नियमों के एक निश्चित निर्धारित होना चाहिए जिसके अनुसार, और सभी आवश्यक उपाय विकसित किया जाएगा।

अनुकूलन के सिद्धांत - गुप्त कार्यालय का एक अनिवार्य तत्व है। सबसे अच्छा और इष्टतम समाधान है - इसका मुख्य जोर है कि वर्गीकृत दस्तावेजों में डेटा की कम से कम राशि है। अधिशेष जानकारी केवल सुरक्षा के आवश्यक स्तर को परेशान करेंगे।

समय-समय पर निरीक्षण सिद्धांत गुप्त दस्तावेजों की लगातार निगरानी है।

गुप्त दस्तावेजों में संशोधन पर

पहले से ही उल्लेख किया है, एक दस्तावेज़ के गोपनीयता की डिग्री डेटा की एक विशिष्ट सूची के अनुसार निर्धारित होता है। बाद दस्तावेजों के वर्गीकरण में वर्गीकृत और भंडारण के लिए भेजा जाएगा। यह इन दस्तावेजों में परिवर्तन कर सकता है?

निर्देश गुप्त कार्यालय के काम है, जो राज्य पर संघीय कानून भी शामिल है। गुप्त, उद्देश्य स्थितियों और परिस्थितियों के तहत दस्तावेजों डिग्री बदलती करने के लिए कर रहे हैं, संशोधन के अधीन की एक संख्या को ठीक करता। यह ध्यान दिया जाना चाहिए, हालांकि, कि गैर-गोपनीयता या बदलने के दस्तावेजों के लिए समय सीमा 30 वर्ष से अधिक नहीं होनी चाहिए। अपवाद - एक विशेष अंतर्विभागीय आयोग के निर्णय। एक वर्गीकृत करने के साथ मामला है, हटाने या गोपनीयता विशेष व्यक्तियों के समूह द्वारा अधिकृत किए गए कम करने के लिए काम करते हैं।

गोपनीय दस्तावेजों के विनाश

गुप्त दस्तावेज़ के विनाश पर निर्णय गोपनीयता उस पर लगाए गए पर निर्भर करता है। विशेष महत्व या शीर्ष रहस्य कोई प्रश्न के चिह्न के साथ गर्दन फिर अंतर्विभागीय आयोग को हल करती है तो। यदि यह एक व्यापार रहस्य, एक इकाई का राज दस्तावेज है, यह विशेषज्ञों और अधिकारियों की एक विशेष आयोग बुलाने के लिए आवश्यक है। यह संगठनात्मक मामलों संबोधित करेंगे और प्रबंधन की अनुमति देनी होगी।

विनाश की प्रक्रिया को आयोजित होता है आमतौर पर तीन या अधिक लोगों को शामिल। कागज विशेष मशीनों की मदद से नष्ट कर दिया - कागज परिवर्तित मशीनों। पंजीकरण फार्म में एक निशान वहन करना होगा, लेखांकन प्रलेखन निर्दिष्ट करता है। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि गोपनीय दस्तावेजों के विनाश आंतरिक सूची के उन्मूलन के साथ समानांतर में किया जाना चाहिए।

निजी कार्यालय के नियम

निम्नलिखित चर्चा कंपनियों या अन्य व्यावसायिक संस्थाओं के गुप्त दस्तावेजों पर केंद्रित है। जब गुप्त दस्तावेजों के साथ काम करने में कुछ बुनियादी नियमों और आवश्यकताओं पर विचार करने की जरूरत है। यह सबसे महत्वपूर्ण अंक को उजागर करने के लायक है:

• आप दस्तावेजों के अनधिकृत व्यक्तियों के उपयोग पर सख्त नियंत्रण का पालन करना चाहिए। हम कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं। इस प्रकार, सुरक्षा गार्ड या सुरक्षा सेवा के माध्यम से स्थापित किया जाना चाहिए।
• यह सही ढंग से लोगों को गुप्त दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए हकदार निर्धारित करने के लिए आवश्यक है। तदनुसार, वे देना चाहिए, और विशेष शक्तियों।
• यह एक स्पष्ट बयान (मेमो) गुप्त दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए किया जाना चाहिए। सभी आगे काम इसके साथ सख्त अनुसार आयोजित किया जाना चाहिए।
• कर्मचारियों के साथ वाणिज्यिक और औद्योगिक रहस्यों में से nondisclosure समझौते लिया जाना चाहिए।
• यह वर्गीकृत दस्तावेजों के उपयोग करने के हकदार व्यक्तियों के लिए एक स्थायी वित्तीय प्रोत्साहनों होना चाहिए। विशेष रूप से, किसी भी गुप्त कार्यालय के काम व्यक्ति के नियंत्रण से व्यक्तिगत नेतृत्व में किया जाना चाहिए।

यही कारण है कि सभी बुनियादी नियमों जब गोपनीय या गुप्त दस्तावेजों के साथ काम कर पालन किया जाना चाहिए कि है।

कर्तव्यों के विशेषज्ञों पर गुप्त दस्तावेजों

कर्मचारियों को जो गुप्त रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए उपयोग किया के कर्तव्य, हर कंपनी अलग है। किसी भी मामले में, वहाँ वर्गीकृत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए मानक निर्देश जैसी कोई चीज नहीं है। हालांकि, यह अभी भी सबसे आम और आम अंक है कि हर कर्मचारी जो गुप्त कागजात के साथ सौदों को याद रखना चाहिए की पहचान करना संभव है। में विशेष रूप से, हम कर रहे हैं बात कर के बारे में तथ्य यह है कि:

• कर्मचारी भंडारण, संरक्षण या दस्तावेजों के परिवर्तन के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार है।
• कर्मचारी, सतर्क और चौकस जिम्मेदार होना चाहिए। अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा कोई भी प्रयास प्रलेखन तक पहुँचने के लिए तुरंत रोक देना चाहिए।
• कर्मचारी को जानते हैं और कैसे गुप्त दस्तावेजों के साथ काम करने के निर्देशों का पालन करना चाहिए।

इसके अलावा, आप तथ्य यह है कि विशेषज्ञ करने के लिए मना किया है पर प्रकाश डाला जाना चाहिए। इनमें शामिल हैं:

• वर्गीकृत जानकारी के किसी भी अनधिकृत व्यक्तियों द्वारा पोस्ट;
• प्रबंधन के ज्ञान के बिना हटाने, परिवहन या संशोधित दस्तावेजों;
• मामलों जो कर्मचारी के अधिकार क्षेत्र में नहीं आते हैं पर दस्तावेजों के साथ परिचय;
• प्रबंधन के ज्ञान के बिना दस्तावेजों के विनाश।

सूरत गुप्त दस्तावेजों के

यह क्या गुप्त दस्तावेजों के कवर की तरह दिखना चाहिए के बारे में सबसे सामान्य जानकारी में परिणाम चाहिए। लगभग किसी भी गुप्त रिकॉर्ड प्रबंधन विभाग निम्नलिखित नियम समेकित:

• ऊपरी दाहिने कोने - सुरक्षा वर्गीकरण;
• एएफसी - सूची संख्या;
• मुहर लगी आदर्श गोपनीयता ऊपरी दाहिने कोने से लाल रेखा होना चाहिए दस्तावेजों;
• चादरें गिने और धागा सिला दिया जाना चाहिए।

स्वाभाविक रूप से, वहाँ प्रतिभूतियों के इस प्रकार के लिए कई अन्य आवश्यकताओं हैं। हालांकि, जैसा कि ऊपर उल्लेख क्षणों गुप्त दस्तावेजों के लगभग किसी भी रूप से संबंधित हैं।