रिकॉर्ड प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है?

व्यापार में सफलता इसके समुचित संगठन पर निर्भर करता है। दोनों प्रबंधकों और कर्मचारियों कि इस तरह की कागजी कार्रवाई के बारे में पता होना चाहिए। इसकी विशेषताएं क्या हैं, क्या प्रकार के होते हैं, और क्या नियमों कार्यप्रवाह के संगठन में ध्यान में रखा जाना चाहिए?

क्या रिकॉर्ड प्रबंधन है

कोई भी संगठन, स्वामित्व और विशेषताओं की परवाह किए बिना, कागज की एक किस्म व्यवसाय के दौरान पैदा करता है। यह किया जा सकता है दोनों आदेश और पत्र, और रिपोर्ट। वे सब के सब संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन के हैं।

कार्यालय के काम - संगठन के दस्तावेज़ बनाने के लिए एक गतिविधि, कुछ नियमों और आवश्यकताओं द्वारा किया जाता। अक्सर उद्यमों में इस क्षेत्र में समर्पित कर्मचारियों, रोजगार का आवंटन। छोटे फर्मों में सचिव समारोह लगभग किसी भी कर्मचारी पर रखा जा सकता।

आप शब्दावली (क्या कागजी कार्रवाई) का सार समझते हैं, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि शब्द की उत्पत्ति। इस सब से ऊपर, आधिकारिक जानकारी का एक सामग्री वाहक पर निर्धारण। इस प्रक्रिया के दौरान पैदा करता है संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों, जो बाद में कुछ कार्रवाई शुरू की।

शब्द "लिपिक" एक लंबे समय के लिए दिखाई दिया, लेकिन केवल पिछली सदी के मध्य में, आधिकारिक तौर पर आकार ले लिया है, राज्य स्तर पर नियमों में ठीक किया गया जा रहा है।

कार्यालय प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन - यह क्या है?

संगठन कानून की स्वतंत्र रूप से नहीं हो सकता। यह हमेशा एक रिकॉर्ड प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन है। यह क्या है, क्या हस्तांतरण कागज की सुविधाओं, उन्हें कैसे की व्यवस्था करने की? सचिवों, archivists, कार्मिक विभाग के कर्मचारियों: इन मुद्दों पर विशेषज्ञों द्वारा हल कर रहे हैं।

व्यापार पत्राचार शामिल है फिक्सिंग सूचना के आधार पर किसी वास्तविक माध्यम, का निर्माण के एक कागज या इलेक्ट्रॉनिक साधन। आंदोलन के आदेश या निष्पादन के लिए इसके निर्माण से एक पत्र और संग्रह या विनाश भेजने - इसके आधार पर कार्यप्रवाह संगठन बनाया गया है।

के रूप में करने के लिए The Place के व्यापार के कागजात के साथ सम्मान के लिए कर्मचारियों और प्रबंधन द संगठन दस्तावेज है विभाजित में बाह्य और आंतरिक। स्रोत से आगे का रास्ता आदेश पर निर्भर करते हैं, पत्र होगा।

आंतरिक दस्तावेज़ संगठन निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

• परियोजना दस्तावेज़ का निर्माण;
• समन्वय;
• मसौदा दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने, नीचे की तारीख और डाल पंजीकरण संख्या; पंजीकरण के समय से आधिकारिक तौर पर प्रकाशित और निष्पादन के लिए स्वीकार किए जाते हैं माना जाता है;
• अपराधियों और निगरानी में लाने के लिए;
• आदेश के निष्पादन;
• पंजीकरण द निष्पादन के दस्तावेज़ों के लिए भंडारण, निर्भर करता है द समय और आवश्यकता;
• समय सीमा समाप्त या संग्रह करने के लिए उन्हें डिजाइन के साथ व्यापार दस्तावेजों के विनाश।

एक पूरे के रूप समान हैं, लेकिन वहाँ कुछ मतभेद हैं बाहरी दस्तावेज़ चरण:

• बाहर से कंपनी के लिए प्रदान की दस्तावेज़। इस पत्र माता-पिता और बच्चे, शाखाओं, सरकारी अधिकारियों, अदालत के आदेश, नागरिकों से पत्र के अधिकारियों से नियमों हो सकता है।
• सभी व्यापार पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरना करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों के आयोजन में प्राप्त किया। यह पुष्टि की है कि वे नियंत्रण में लिया जाता है।
• अगले कदम के लिए दस्तावेज़, परिचय या प्रदर्शन की आवश्यकताओं के साथ काम करने के लिए है।
• यदि आवश्यक हो, एक औपचारिक प्रतिक्रिया करता है।
• अंतिम चरण - लंबे या अभिलेखीय भंडारण, और अंततः विनाश पर ड्राइंग।

इसके अलावा, संगठन के प्रबंधन के संबंध में दस्तावेज़ के प्रकार निम्नलिखित हैं:

• ऊपर की ओर - शासकों (व्याख्यात्मक नोट) के लिए गुलाम से;
• नीचे - कर्मचारियों (आदेश) के लिए प्रबंधन से;
• क्षैतिज - के बीच बराबर पदों (कार्य करता है, प्रोटोकॉल)।

दस्तावेज़ के सभी चरणों गति में विशेष पत्रिकाओं में दर्ज कर रहे हैं। वे कई अलग अलग तरीकों से किया जा सकता है:

• के रजिस्टरों आंदोलन दस्तावेजों;
• कार्ड दस्तावेजों;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ संगठनों के विशाल बहुमत में सबसे आम है।

अदालत की कार्यवाही की विशेषताएं

कई क्या कानूनी कागजी कार्रवाई आश्चर्य, और कैसे यह कुल से अलग है। कोर्ट ने मामले - यह दस्तावेज और सामग्री सबूत के एक अलग सेट है। उचित भंडारण और आंदोलन न्यायिक प्रणाली की जानकारी देता है। ट्रायल लिपिक, संगठनात्मक विपरीत स्वैच्छिक हो सकता है। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा आयोजित किया जाता है और सख्ती से नियंत्रित किया जाता है। उनके लिए विनियामक और अच्छी तरह से विनाश करने के लिए सभी कदम को परिभाषित किया।

सचिव के कार्यों

क्या कागजी कार्रवाई और कागजी कार्रवाई की कंपनी के कर्मचारियों में से अधिकांश बहुत अस्पष्ट विचार। व्यावसायिक गतिविधि - यह एक ही सचिव के लिए।

सचिवालय उद्यमों के बुनियादी कार्य दस्तावेज़ प्रबंधन। आकार और काम संगठन रिकॉर्ड रखने सेवा कारोबार की सुविधाओं इन प्रकार में विभाजित हैं:

• केन्द्रीकृत - सभी सचिवों एक ही विभाग और विषय-चीफ लिपिक कार्यकर्ता या वरिष्ठ सचिव में हैं।
• विकेन्द्रीकृत - सचिवों और स्टाफ अपने कर्तव्यों, संगठन और विभिन्न वरिष्ठ अधिकारियों के अधीन के कुछ हिस्सों में फैले प्रदर्शन।
• मिश्रित - यह सबसे आम है में बड़े संगठनों।

विशेषताएं दस्तावेज़ कंपनी सीधे क्या सचिवालय अपनाया फार्म पर निर्भर करेगा।

कार्यालय के काम पर निर्देश

आकार और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, किसी भी संगठन में एक मानक दस्तावेजों के आंदोलन को विनियमित अधिनियम होना चाहिए। क्या है रिकॉर्ड प्रबंधन पर शिक्षा, और कैसे बनाने के लिए? सचिवों के लिए बल्कि नेताओं के बीच न केवल चिंता का यह समस्या है।

कार्यालय के काम पर निर्देश - इस संगठन के आंतरिक विनियमन आदेश या अनुदेश मैनुअल, सतत कार्रवाई द्वारा अनुमोदित है। यह वर्तनी दस्तावेज़ के पारित होने के सभी चरणों, पदों की सूची, जिसका हस्ताक्षर सरकारी दस्तावेजों, प्रस्तुत डिजाइन के नमूने, कारतूस और रूपों प्रमाणित कर सकते हैं कर रहे हैं।

रिकॉर्ड रखने

दस्तावेज़ (प्रति वर्ष 200 से भी कम) का स्तर कम के साथ छोटे संगठनों में है कि इस रिकॉर्ड रखने कोई सवाल ही नहीं है। सब कुछ बलों के कर्मचारियों के लिए खुद को, या यहाँ तक कि सिर का फैसला किया है।

रिकॉर्ड रखने दायित्वों प्रत्यक्ष कर्मचारी के लिए नहीं कर रहे हैं और उनके रोजगार अनुबंध में लिखा हुआ नहीं कर रहे हैं, यह एक डिक्री उनके कार्यों को सौंप जारी करने के लिए आवश्यक है। इस दस्तावेज़ को अतिरिक्त शुल्क, जिम्मेदारियों और मुआवजा पेंट करने के लिए विस्तार करना चाहिए।

कर्मचारियों के रिकॉर्ड की सुविधाएँ

अपने संगठन के एक भी कर्मचारी संचालित हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप रोजगार दस्तावेजों बन जाएंगी। क्या मानव संसाधन आउटसोर्सिंग का सवाल, कर्मचारियों की एक छोटी संख्या के साथ कंपनियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

मानव संसाधन आउटसोर्सिंग - कर्मचारियों की रोजगार से संबंधित विशिष्ट दस्तावेजों के आंदोलन सुनिश्चित करने के लिए है। कार्मिक विभाग - आमतौर पर, इन कर्तव्यों एक विशेष इकाई द्वारा किया जाता है। उनके कार्यों स्वागत, प्रसंस्करण और का भंडारण शामिल मानव संसाधन दस्तावेजों। व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण जो गोपनीय हैं भी शामिल है।

कार्मिक कागजी कार्रवाई आमतौर पर गोपनीयता और भंडारण सुविधाओं के नियमों के साथ समग्र अनुपालन से अलग से आयोजन किया।

कार्यालय के अनुकूलन

डिजिटल प्रौद्योगिकी का तेजी से विकास के बावजूद, कई संगठनों कार्यप्रवाह अनुकूलन करने के लिए मुश्किल हो जाता है। पुराने जमाने कागज पत्राचार नेतृत्व और नियमित रूप से लॉग संचालन करने के लिए जारी है।

इस वजह से दो कारकों है:

• नवाचार उद्यम कर्मचारियों के लिए प्रतिरोध;
• वित्त की कमी है।

प्रबंधकों याद रखना चाहिए कि काफी निवेश के साथ कार्यप्रवाह अनुकूलन एक महत्वपूर्ण देता आर्थिक प्रभाव।