आधिकारिक दस्तावेज - यह क्या है? संकल्पना और प्रकार

दस्तावेज़ एक लंबे समय के लिए मौजूद हैं। वे लिखित भाषा के साथ एक साथ आया था। कुंजी सुविधाओं दस्तावेजों फिक्सिंग कर रहे हैं और जानकारी के बाद के प्रसारण, रिकॉर्डिंग के विवरण और उन्हें दुकान। जब इन उद्देश्यों, विभिन्न, सरकारी दस्तावेजों सहित लागू करने। सार्वजनिक जीवन के क्षेत्रों, जिसमें वे उपयोग किया जाता है, एक विस्तृत विविधता।

वर्गीकरण

पूर्व में इंगित के रूप में, जीवन के विभिन्न क्षेत्रों में अलग-अलग उपयोग करते हुए, सरकारी दस्तावेजों सहित। еще существуют носители информации? क्या अन्य संग्रहण मीडिया? कागज व्यक्तिगत हो सकता है। इन दस्तावेजों आधिकारिक गतिविधि या सार्वजनिक कर्तव्यों के निष्पादन के बाहर बनाए गए हैं। वे पत्र, डायरी, संस्मरण शामिल हैं।

आधिकारिक दस्तावेज

– страна с особым государственным устройством. रूस - एक विशेष संविधान के साथ एक देश। अपने क्षेत्र विधान शाखा, राज्य की एजेंसियों से संचालित है। . हाल की गतिविधियों के आधार के रूप में सरकारी नियम हैं। इन कृत्यों, उनकी क्षमता, जिम्मेदारियों, अधिकार, अधिकारियों की जिम्मेदारी की सीमा संस्थानों के कामकाज के लिए प्रक्रियाओं की सलाह। उनके निर्माण - एक श्रमसाध्य और समय लेने वाली काम करते हैं। являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. सरकारी दस्तावेजों कानूनों, मानकों, नियमों, आदेशों और इतने पर कर रहे हैं। उनमें से ज्यादातर प्रबंधकीय अभिविन्यास है।

प्रतिभूतियों के प्रकार

जानकारी के रिलीज फिक्सिंग की विधि के आधार पर:

1. पाठ दस्तावेज़। इस तरह के एक अधिनियम है, जिसमें भाषण चरित्र की जानकारी होती है। यह किसी भी ध्वनि रिकॉर्डिंग या किसी भी प्रणाली को दर्शाता विचारों लिखने की।
2. इलेक्ट्रॉनिक आधिकारिक दस्तावेज। акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. इस अधिनियम बनाया है और एक कंप्यूटर का उपयोग पढ़ें।
3. टाइप आधिकारिक दस्तावेज। акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. इस अधिनियम है, जो निर्माण के हार्डवेयर का उपयोग किया जाता है।
4. हस्तलिखित आधिकारिक दस्तावेज। бумага, в которой знаки наносятся от руки. इस पत्र है, जिसमें निशान हाथ से ही लागू है।

इन श्रेणियों के उद्यमों, सरकारों के कृत्यों में किया जाता है। कार्यालय सेवा, प्रसंस्करण और दस्तावेजों के भंडारण।

प्रबंधन कागज

उद्यम या अधिकार भेद दस्तावेजों के प्रशासनिक तंत्र के अनुपात के आधार पर:

1. इनबॉक्स।
2. आंतरिक।
3. निवर्तमान।

अधिनियमों भी उपयोग प्रतिबंध के अपने स्तर में मतभेद है। अलग दस्तावेजों के आधार पर:

1. गुप्त। वे किसी विशेष मुहर के साथ चिह्नित हैं। ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए आप एक विशेष अनुमति की जरूरत है।
2. सरल।
3. सरकारी उपयोग। इन कृत्यों भी एक डाक टिकट भी वहन करेगा। वे प्राधिकारी या कंपनी के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है।

प्रामाणिकता की डिग्री

दस्तावेजों के आधार पर में विभाजित हैं:

1. स्क्रिप्ट।
2. डुप्लिकेट।
3. प्रतियां।

मूल अधिनियम - पहले या कानूनी रूप से बाध्यकारी की एकमात्र प्रति। हस्ताक्षर की मूल अनुमोदन के एक अधिकारी मोहर द्वारा प्रमाणित किया जाएगा, और पंजीकरण कोड की मुहर है। मूल में, वहाँ अनिवार्य जानकारी है, जो इसकी वैधता की पुष्टि की है। उदाहरण के लिए, यह एक जगह के बारे में जानकारी, निर्माण के समय हो सकता है। डुप्लिकेट - मूल की दूसरी प्रति। इस दस्तावेज़ को भी कानूनी बल है। वह मूल के नुकसान के मामले में जारी किए गए। प्रतिलिपि एक अधिनियम है, जिसमें मूल जानकारी पूरी तरह से गयी है, उसके बाहरी सुविधाओं है। इस मामले में, यह कोई कानूनी बल है। एक प्रति विशेष विवरणों की मूल के साथ अपने अनुपालन को प्रमाणित कर सकते हैं। इस मामले में, यह मान्य हो जाता है।

भंडारण और प्रसारण विधि

हर आधिकारिक दस्तावेज के लिए संग्रह की अवधि की स्थापना की। अधिनियमों (10 साल तक) स्थायी, अस्थायी हो या लंबी (10 साल) भंडारण कर सकते हैं। एक अवधि संघीय अभिलेखागार द्वारा निर्धारित किया जाता है और दस्तावेजों की सूची में ठीक किया गया। संचरण की विधि के आधार पर पहचाना जाता है:

1. पत्र।
2. टेलीफोन संदेशों।
3. टेलीग्राम।
4. Faksogrammy।
5. Telexes।
6. ई-मेल संदेश।

सामग्री

प्रत्येक श्वेत पत्र विशिष्ट प्रयोजनों के लिए प्रयोग किया जाता है। प्रशासनिक कार्य करता है, सामग्री के आधार पर किया जा सकता है:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक। ये विशेष, विधियों, नियमों, आदेशों, निर्णय, निर्देश, नियमों, स्टाफ और इतने पर में, शामिल हैं।
2. पृष्ठभूमि जानकारी। इस श्रेणी में टेलीग्राम, पत्र, व्याख्यात्मक, कार्यालय, शामिल मेमो, कार्य करता है, प्रमाण पत्र, और इतने पर।
3. कर्मचारियों पर कागज। ये व्यक्तिगत फ़ाइलों, आदेश, रोजगार रिकॉर्ड, बयानों, अनुबंध, फिर, प्रोफाइल, सुविधाओं और इतने पर शामिल हैं।

संरचना

दो ऐसे घटक होते सरकारी दस्तावेज का निर्माण करते हैं। यह जानकारी और कानूनी तत्व। जल्दी 70-ies में। एक नई अवधारणा अभिलेखीय में पेश किया गया था। वे शब्द "दस्तावेज़ जानकारी" बन गया। इसके तहत सार्वजनिक जानकारी समझा जाना चाहिए या मानव सोच के स्तर पर कार्रवाई की और डेटा के विभिन्न प्रकार के फार्म और प्रसंस्करण और भंडारण के लिए एक वास्तविक माध्यम में तय की। दस्तावेज़ के मौजूदा परिभाषाओं का विश्लेषण इसकी व्याख्या करने के लिए कई दृष्टिकोण को पहचानती है। वह है:

1. एक भौतिक वस्तु।
2. डाटा वाहक।
3. प्रलेखित जानकारी।

नियुक्ति

व्यवहार में प्रयुक्त, दस्तावेज़ की परिभाषा में अपनी जानकारी का सार पर जोर देना। जानकारी प्रदर्शित करके अधिनियम इस प्रकार उनके संरक्षण और संचय करता है। साथ इस दस्तावेज़ के साथ दूसरों के लिए जानकारी के आगे प्रसारण की संभावना पता चलता है, इसके उपयोग को दोहराया। एक भंडारण माध्यम के रूप में कार्य करना है, यह किसी भी कंपनियों, संगठनों, उद्यमों के आंतरिक संगठन का एक अभिन्न हिस्सा है। जानकारी उनके प्रदर्शन का सबूत और डेटा स्रोत का सामान्यीकरण के रूप में इस्तेमाल प्रशासनिक निर्णय करने में प्रयोग किया जाता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ खोज गतिविधि के लिए एक संदर्भ सामग्री के रूप में कार्य करता है। प्रबंधन के हिस्से के रूप में वह है, क्योंकि निर्णय लिखा गया है और अधिनियम में निहित है श्रम और उसके परिणाम का विषय है।

आवश्यक वस्तुएँ

वे एक दस्तावेज़ में मौजूद तत्वों बाध्यकारी हैं। इनमें शामिल हैं, विशेष रूप से, शामिल हैं:

1. नाम।
2. पाठ।
3. तिथि।
4. संकल्प।
5. Grif अनुमोदन / समझौता।
6. गंतव्य, और इतने पर।

विवरण के विभिन्न स्तरों तक के विभिन्न कार्य करता है। उनकी संख्या एक दस्तावेज, आवश्यकताओं है कि सामग्री, उद्देश्य और अन्य कारकों पर लागू होते हैं बनाने के लिए निर्धारित किया जाता है। कई दस्तावेजों में विवरण की मात्रा सीमित है। अधिनियम गुम है या गलत आवश्यक तत्वों के किसी भी उल्लेख किया था तो यह अमान्य घोषित कर दिया जा सकता है।