स्थितियों में, जहां वे सामूहिक लिया जाता है में आवश्यक किए गए फैसले के दस्तावेजी सबूत की जरूरत है। अक्सर पाठ्यक्रम घटनाओं के प्रोटोकॉल के रूप में रिकॉर्डिंग इस प्रकार का डेटा प्रयोग किया जाता है ठीक करने के लिए।
शब्द "प्रोटोकॉल" कई अर्थ है - यह स्थापित किया जा सकता है और एक निश्चित स्थिति में प्रक्रियाओं, और ठीक से चर्चा, बहस और दौरान सेक्ेनस दाटा युक्त एक आधिकारिक दस्तावेज तैयार किया गया निर्णय लेने की बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों में। कृपया ध्यान रखें कि वह कई रूपों है कि अपने उद्देश्य में अलग है हो सकता है। किरायेदारों की बैठक का कार्यवृत्त उदाहरण के लिए, की तुलना में कुछ अलग श्रेणी का एक दस्तावेज़ है, जांच कर अधिकारियों या अन्य की रिपोर्ट पर्यवेक्षी प्राधिकरण।
स्थायी / अस्थायी कालेज समुदाय अनिवार्य प्रलेखन के अधीन (शेयरधारकों, किरायेदारों, निदेशक मंडल के समिति की बैठक) की बैठक। संगठन या समूह के अध्यक्ष द्वारा उठाए गए निर्णय के आधार पर, इस बैठक के मिनट पूर्ण (भाषण, वाद-विवाद, सवाल और जवाब के लिए पूरी तरह से रिकॉर्ड) या संक्षिप्त रूप में आयोजित किया जा सकता है। एक नियम, सत्र या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति के सचिव के दौरान सब कुछ का एक रिकॉर्ड ऐसा होता रहता है के रूप में, प्रतिभागियों को प्रदान की जाती संबंधित सामग्री एकत्र करता है, और फिर उन्हें एक एकल दस्तावेज़ में लाता है।
सरकारी कागज की आवश्यकताओं के संबंध में, वे सही नीतियों को नियंत्रित करने वाले राज्य के मानकों में निर्दिष्ट कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, मालिकों या अन्य समूहों और संगठनों के प्रतिनिधियों के किरायेदारों की बैठक के मिनट में, दस्तावेज़ और संगठन के नाम के अलावा, घटना की तारीख और एजेंडे अध्यक्ष, सचिव, और भाग लेने दलों के डेटा संकेत दिया जाना चाहिए।
/ सहमति निर्णय लिया है - प्ले - (और): जानकारी योजना का सारांश इस प्रकार है। डेटा सेट की सटीकता अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर आद्याक्षरित है। यदि आवश्यक हो, बैठक में भाग लेने वालों उसके किसी भी हिस्से से कुछ ही मिनटों की एक पूरी की नकल है, साथ ही एक अंश के रूप में प्राप्त किया जा सकता है।
जानकारी डेटा की बारीकियों से कुछ एक दस्तावेज है कि बैठकों के लिए सामूहिक आबादी को दर्शाता है, अपार्टमेंट इमारतें में रहने वाले है। इस मामले में, प्रोटोकॉल homeowners बैठक घटना (लोगों को या एजेंडा में अनुपस्थित मतदान की वास्तविक सभा) के रूप में यकीन है कि डेटा, वास्तविक पते और कहा अलग वस्तु का क्षेत्र, वहां उपस्थित लोगों और मतदान उन्हें से संबंधित की संख्या कर रहे हैं।
इसके अलावा, दस्तावेज़ के लिए अनिवार्य आवेदन प्रतिभागियों (या उनके प्रतिनिधियों) के कुलनाम की एक सूची, अपार्टमेंट की संख्या के साथ, कब्जे में है। निवासियों की राय अनुपस्थिति में प्राप्त हुए थे, तो अतिरिक्त सूची में न केवल मानव के आंकड़ों पर कार्यसूची में सभी मुद्दों पर अपने फैसलों निर्दिष्ट किया जाना चाहिए, लेकिन यह भी। इसके अलावा, यह भी दस्तावेज़ के बारे में जानकारी, घर के एक भाग में स्वामित्व या एक विशिष्ट स्थान के कब्जे के अधिकार की पुष्टि, साथ ही स्पष्ट और स्वीकार किए जाते हैं रूपों (सहमत हूँ, असहमत हैं, बचना) के एजेंडे में पहचान की मदों के लिए हर नागरिक की इच्छा शामिल होना चाहिए। केवल इस शर्त के तहत, निवासियों मिनट बैठक मान्य होगा।