मामलों के नामकरण के प्रकार, उनकी विशेषताएं और उद्देश्य

उद्यम में प्रभावी वर्कफ़्लो का संगठन इसके लिए उपयुक्त परिस्थितियों के गठन के बिना असंभव है। или на бумажных носителях. उनमें से एक इलेक्ट्रॉनिक रूप में या कागजी वाहक पर मामलों का नामकरण है। यदि एक विशेषज्ञ जिनकी गतिविधियों को दस्तावेजों से संबंधित है, तो पूछें: "मामलों के नामकरण के प्रकारों को नाम दें" - तो उन्हें निश्चित रूप से उन्हें फोन करना चाहिए। तथ्य यह है कि ऐसे कर्मचारियों को दस्तावेज़ीकरण की सरणी में जल्दी से नेविगेट करने के लिए वर्गीकरण को जानने की जरूरत होती है।

मामलों का नामकरण: अवधारणा, प्रकार, सामग्री, अर्थ

सृष्टि के आदेश का वर्णन करने से पहले, शब्दावली को समझना आवश्यक है। представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. मामलों के नामकरण के प्रकार भंडारण अवधि के संकेत के साथ अपनी गतिविधि के दौरान उद्यम में गठित स्थापित रूप में विकसित दस्तावेजों के सेटों के नामों की व्यवस्थित सूची की श्रेणियां हैं। आवश्यक कृत्यों की शीघ्र खोज के लिए आवश्यक हैं कागजी कार्रवाई की गति नामकरण की गुणवत्ता पर निर्भर करेगी। सूची को फ़ोल्डर्स में कार्यान्वित दस्तावेजों को वितरित और समूह के लिए उपयोग किया जाता है, इंडेक्सिंग समेकित करता है, भंडारण अवधि स्थापित करता है। वे संदर्भ फाइलों का निर्माण करते हैं और लेखा जानकारी के स्रोत के रूप में कार्य करते हैं। , как типовая, примерная, индивидуальная. प्रथा में, ऐसे प्रकार के नामकरण मामलों का उपयोग अनुकरणीय, अनुकरणीय, व्यक्तिगत रूप में किया जाता है । एंटरप्राइज़ स्वतंत्र रूप से एक सूची विकसित करने के लिए बाध्य है, जो कि इसकी गतिविधियों की विशेषताओं को ध्यान में रखता है।

आवश्यकताओं

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. मामलों के नामकरण के प्रकारों को ध्यान में रखते हुए , उनकी विशेषताओं और उद्देश्यों , प्रामाणिक कृत्यों में उन नियमों को परिभाषित किया जाता है जिनका उपयोग उन लोगों के प्रारूप तैयार करते हैं। सूची बनाते समय, आपको चाहिए:

1. दस्तावेज़ीकरण के विवरण, विवरण, व्यवस्थितकरण, खोज और भंडारण के संगठन के दृष्टिकोणों की एकता को देखें।
2. अनुक्रमण का उपयोग करें यह सूचियों के संबंधित अनुभागों में परिवर्तन, सुधार और अतिरिक्त की शुरूआत प्रदान करता है।
3. सूचकांक की स्थिरता को नियंत्रित करें

सामान्य लक्षण

, указанные выше. आइए, ऊपर दिए गए मामलों के नामों के नाम और उद्देश्यों के बारे में संक्षेप में विचार करें। एक विशिष्ट संगठन के लिए व्यक्तिगत सूचियां विकसित की जाती हैं वे अपनी दैनिक गतिविधियों में प्रयुक्त दस्तावेज को प्रतिबिंबित करते हैं। एक उद्योग में, एक नियम के रूप में, एक ही प्रकार के अधिनियम का उपयोग करने वाले उद्यम शामिल हैं। номенклатуры дел. मामलों के विशिष्ट और नमूना नामकरण उनके एकीकरण और समूह के लिए उपयोग किया जाता है। उत्तरार्द्ध एक सिफारिश चरित्र है дел являются обязательными. मामलों के नामकरण के विशिष्ट प्रकार अनिवार्य हैं। वे आम तौर पर पूरे उद्योग (उद्यमों) में उद्यमों के लिए एक इंडेक्सेशन स्थापित करते हैं। विशिष्ट और अनुकरणीय नाम उच्च-स्तरीय संगठनों द्वारा संकलित किए जाते हैं। वे विशिष्ट उद्यमों के लिए व्यक्तिगत सूचियों के गठन के आधार के रूप में कार्य करते हैं। वे, बदले में, उच्च संरचनाओं के साथ समझौते के अधीन हैं। находятся в ведении квалифицированных специалистов. मामलों के नामकरण के प्रकार और उनके पंजीकरण योग्य विशेषज्ञों की क्षमता में हैं वे सूचियों को तैयार करने और उनके साथ काम करने में शामिल हैं। गठित नामांकनों को कार्यालय और उद्यम के संग्रह के साथ समन्वित किया जाना चाहिए।

एक महत्वपूर्ण क्षण

किसी मॉडल या मॉडल सूची के अस्तित्व के बावजूद मामलों के नामकरण हर उद्यम में मौजूद होना चाहिए। संगठन के लिए एक समग्र दस्तावेज़ का विकास इष्टतम माना जाता है। подразделений. इसमें प्रभागों के सभी प्रकार के नामकरण शामिल हैं समेकित सूची उचित संग्रह के साथ समन्वित है सिर के अनुमोदन के बाद, विभाग के निष्कर्षों को काम में इस्तेमाल के लिए संरचनात्मक इकाइयों को भेजा जाता है।

संकलन की विशिष्टता

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. लिखित सूची विकसित करने वाले कर्मचारियों के लिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि किस प्रकार के नामकरण हैं , लेकिन यह भी संरचना, उद्यम में प्रयुक्त दस्तावेजों की संख्या। उनकी गतिविधि में, विशेषज्ञ संगठनों, वर्तमान और पिछले साल के कार्य, स्टाफ के कार्यक्रम, क्लासिफायर, इन्वेंट्री, रेफरेंस कार्ड इत्यादि की प्रावधानों का उपयोग करते हैं। नामकरण की वर्गीकरण योजना उद्यम की संरचना पर सबसे पहले निर्भर करती है। बहुत महत्वपूर्ण कार्य हैं जो संगठन का कार्यान्वयन करते हैं। इस संबंध में, आंतरिक डिवीजनों और प्रबंधन कार्यों दोनों ही वर्गीकरण श्रेणियों के रूप में काम कर सकते हैं।

दस्तावेजों के प्रकार

मामलों के नामकरण में उद्यम की गतिविधियों को प्रदर्शित करने वाले सभी कृत्य होने चाहिए। सार्वजनिक संघों द्वारा इस्तेमाल किए गए दस्तावेज़ों को संगठन की सूची में शामिल किया गया है जिसके तहत वे स्थापित किए गए थे। नामकरण में अपूर्ण मामलों हो सकते हैं जो समाधान के लिए एक तीसरे पक्ष के उद्यम से आए, संदर्भ कार्ड। मुद्रित संस्करणों को सूची में शामिल नहीं किया गया है। इसमें शामिल हैं, विशेष रूप से, संकल्पों के संग्रह, न्यूज़लेटर्स, संदर्भ पुस्तकें, सार पत्रिकाओं, ब्रोशर, अनुक्रमित आदि। अक्षर और अन्य सहायक सामग्री नामकरण में शामिल नहीं हैं, जो संगठन के काम के मुख्य दिशाओं को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं।

सामान्य आदेश

списка разделов и подразделов классификационной схемы. मामलों के नामकरण का पाठ वर्गीकरण योजना के अनुभागों और उप-वर्गों की सूची के रूप में तैयार किया गया है। इस मामले में, दस्तावेज़ परिसरों के शीर्षकों को इंगित किया जाता है। दस्तावेजों से आवश्यक जानकारी बयान के रूप में दर्ज की गई है। इसके बाद, उनका उपयोग मसौदा नामकरण के गठन में किया जाता है। सूची एक तालिका की तरह दिख सकती है उदाहरण के लिए:

8 प्रकार के सुधारक विद्यालयों में मामलों का नामकरण

शीर्षकों के लिए शब्दों की परिभाषा

इसे स्थापित नियमों के अनुसार किया जाता है। विशेष रूप से, उन्हें:

1. सामान्यीकृत रूप में, मामले की सामग्री को स्पष्ट रूप से दर्शाता है, इसमें रखे गए दस्तावेजों की संरचना, प्रजातियों और कार्यात्मक पहचान।
2. एक स्पष्ट अनुक्रम में स्थित अनिवार्य तत्वों को शामिल करें:

• प्रकार या उपप्रकार नाम यह पत्राचार, पत्रिका, आदेश, प्रोटोकॉल और इतने पर हो सकता है।
• संगठन का नाम / संरचनात्मक इकाई यहां आपको दस्तावेज़ के डेवलपर / लेखक के बारे में जानकारी मिल जाएगी।
• उस उद्यम का नाम जिसे इस मामले में भेजे जाने वाले कृत्यों को संबोधित किया जाएगा या इससे प्राप्त किया जाना चाहिए।
• दस्तावेजों का संक्षिप्त विवरण
• उस क्षेत्र का नाम जिसके साथ कृत्यों की सामग्री संबंधित है।
• उस अवधि (तारीख) जिस पर मामले में दस्तावेज रखा गया है। यह प्रतियों की उपलब्धता पर जानकारी भी प्रदान करता है

एक ही मुद्दे पर अधिनियम

जब ऐसे मामलों के शीर्षकों को तैयार करते हैं जिनमें ऐसे कागजात मौजूद हैं, यदि वे निष्पादन के क्रम से जुड़ा नहीं हैं, तो शब्द "दस्तावेज़" का उपयोग किया जाता है, और अंत में (कोष्ठकों में) उनके मुख्य प्रकार बताए जाते हैं। यह रिपोर्ट, योजनाएं, आदि हो सकता है, उदाहरण के लिए, ये शब्द हो सकता है: "उद्यम में अभिलेखीय व्यवसाय पर सेमिनार आयोजित करने वाले दस्तावेज़ (सुझाए गए शैक्षिक और व्यवस्थित प्रकाशनों की सूची, सूची)।"

पत्र-व्यवहार

उन मामलों के शीर्षकों में शामिल हैं जिनमें संबंधित शब्द शामिल हैं। शब्द "पत्राचार" के संकेत के बाद, किस मुद्दे पर और किसके साथ यह आयोजित किया गया था। ऐसे मामलों की शीर्षक जिसमें समरूप संवाददाताओं से पत्र हैं, उनके नाम नहीं दिए जाते हैं। इसके बजाय, उनकी आम प्रजातियों का संकेत दें उदाहरण के लिए, शब्द, ये हो सकता है: "वार्षिक रिपोर्टिंग और नियोजन के मुद्दों पर संगठन की शाखाओं के साथ पत्र-व्यवहार।" अगर मामले में अलग-अलग संवाददाताओं के पत्र हैं, तो वे सूचीबद्ध नहीं हैं। इस मामले में, केवल संचार का विषय इंगित किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए: "कर्मियों के अनुकूलन से संबंधित मुद्दों पर पत्र-व्यवहार।" किसी विशेष संवाददाता का नाम तब ही इंगित किया जाता है जब मामले में केवल उसके लिए और उसके पास ही पत्र होते हैं

विशिष्ट स्थानों से संबंधित दस्तावेज़

यदि ऐसे कृत्यों से मामले बनते हैं, तो संबंधित प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाइयों के शीर्षक शीर्षकों में दर्शाए जाते हैं। कई बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. यदि दस्तावेजों के सेट की सामग्री कई सजातीय क्षेत्रों से संबंधित है, तो उनके विशिष्ट नाम सूचीबद्ध नहीं हैं। इस मामले में, उनके सामान्य प्रकार का नाम दिया गया है। तैयार किया जा सकता है: "आतंकवाद से मुकाबला करने पर रक्षा मंत्रालय के प्रमुखों के बीच बातचीत के संगठन पर दस्तावेज।"
2. यदि सामग्री एक प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाई को संदर्भित करती है, तो उसका नाम शीर्षक में दर्शाया गया है

इसके साथ ही

जिन मामलों में नियोजन / रिपोर्टिंग दस्तावेजों को शामिल किया गया है, उन मामलों का शीर्षक उस अवधि को इंगित करते हैं जिसके लिए उन्हें तैयार किया गया था। यह एक चौथाई, एक वर्ष, आधा साल हो सकता है सजातीय दस्तावेजों के संश्लेषण के लिए प्रयुक्त मामलों के शीर्षकों में, बाद के नामों को बहुवचन में दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए: "संगठन के कर्मचारियों के प्रचार के लिए आदेश।"

वॉल्यूम बनाना

ऐसे मामलों में जहां यह माना जाता है कि मामला कई हिस्सों (उदाहरण के लिए, एक महत्वपूर्ण दस्तावेज के साथ) से गठित किया जाएगा, सामान्य शीर्षक सबसे पहले तैयार किया गया है, और उसके बाद (यदि आवश्यक हो) उसके भागों के नाम हैं उत्तरार्द्ध एक शोधन समारोह का प्रदर्शन उदाहरण के लिए: "2015 के लिए सेवा नोट", "वॉल्यूम 1. 2015 की पहली छमाही के लिए सेवा नोट्स" दस्तावेज़ परिसरों के गठन और पंजीकरण के दौरान, शीर्षकों को निर्दिष्ट किया जा सकता है। उसी समय, उनमें सुव्यवस्थित, गैर-विशिष्ट शब्दों को शामिल करने के लिए निषिद्ध है विशेष रूप से, "विविध", "सामान्य पत्राचार" और इसी तरह के शब्दों के उपयोग की अनुमति नहीं है जटिल बदलाव और शब्दों को खोलने के उपयोग से बचने की सिफारिश की गई है।

व्यवस्थित बनाने

इसे दो तरीकों से लागू किया जा सकता है:

1. पूरे संगठन के नामकरण की प्रक्रिया में, संगठनात्मक और प्रशासनिक कृत्यों सहित मामलों पर शीर्ष लेख सूची की शुरुआत में समाप्त होता है। इसके अलावा, कम महत्व के क्रम में, अन्य श्रेणियों (संविदात्मक, योजना और रिपोर्टिंग आदि) के नाम संकेतित हैं। वर्गों की संरचना में मामलों के समेकन, साथ ही उत्तरार्द्ध खिताबों की नियुक्ति, उन्हें उनके भीतर के कार्यों की प्रजातियों और कार्यात्मक अंतर को ध्यान में रखते हुए किया जाता है।
2. जब समेकित सूची तैयार की जाती है, तो डिवीजनों के नाम वर्गीकरण योजनाओं के आधार पर होंगे, जिनमें से इसे तैयार किया जाता है। नाम स्टाफ स्टाफ के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है।

समय निर्धारित करना

अपने अनुपालन की नियमित निगरानी के संगठन, भंडारण व्यवस्था के समय पर सुधार को सुनिश्चित करने के लिए अवधि की प्रारंभिक स्थापना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, यह अवधि अस्थायी रूप से स्थायी हो सकती है यदि ऐसा करने के लिए आधार हैं अवधि की स्थापना उद्यम के संचालन के दौरान बनाए गए दस्तावेजों की मानक (विभागीय) सूची की जानकारी के अनुसार की जाती है। यदि ऐसी कोई सूची नहीं है, तो अनुमानित / टाइप नामकरण का प्रयोग किया जाता है। भंडारण अवधि का निर्धारण संघीय पुरालेख के अधिकृत निकायों के साथ समझौते में भी किया जा सकता है।

सूचकांक असाइन करना

यह मामलों के शीघ्र और अचूक पहचान के लिए किया जाता है, साथ ही उन में शामिल दस्तावेजों के लिए। सूचकांक एक प्रतीक है, अरबी अंकों के इस्तेमाल से बनाया गया है। इसमें संबंधित कोड के अनुक्रम संख्या (एक हाइफ़न के माध्यम से) के साथ विभाग कोड शामिल हो सकता है उदाहरण के लिए, लेखा विभाग को कोड 05 सौंपा गया है। वार्षिक रिपोर्ट वह दस्तावेज़ है जो अनुभाग खोलता है। तदनुसार, इस अधिनियम में शामिल मामले में, समेकित सूची का एक अभिन्न अंग के रूप में, सूचकांक 05-01 को सौंपा गया है।