मामलों की सीमा। गठन के आदेश

उनके निष्पादन के बाद सभी दस्तावेज मामले में वर्गीकृत किया जाना चाहिए। अवधि "व्यापार" GOST 51,141-98 के अनुसार एक एकल दस्तावेज़ समझा या दस्तावेजों, जो संगठन के एक विशेष दिशा से संबंधित हैं और अलग कवर के तहत एक फ़ोल्डर में रखा के लिए सेट किया जा रहा है। प्रत्येक संगठन में मामलों की सही गठन, भंडारण और रिकॉर्डिंग के लिए सालाना घटक नामकरण मामलों, जो दस्तावेजों की एक त्वरित खोज के लिए आवश्यक है (बाह्य और आंतरिक वातावरण में बदलाव को ध्यान में रखते) होना आवश्यक है।

जब मामलों के गठन किसी भी इकाइयों के रिकॉर्ड रखने की एकीकृत राज्य प्रणाली की आवश्यकताओं के द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। मुख्य प्रावधानों GOST 51,141-98, रूसी सरकार के अभिलेखागार विभाग के मुख्य दस्तावेज़ में दिए गए हैं, दिशा निर्देशों निकायों, वृत्तचित्र सामग्री की सूची को संग्रहीत। उसके अनुपालन के लिए आवश्यक है दस्तावेजों के भंडारण के मामले और फ़ाइलों। एक जटिल संरचना और संगठन प्रत्येक विभाग में और भर में कई कार्यों के साथ एक संगठन के दस्तावेजों के आयोजन, गठन और अनुक्रमण मामलों की वर्दी सिद्धांतों को लागू करते हैं। इसलिए नामकरण मामलों के विभाग के कर्मचारियों, गुणवत्ता सेवा, किसी भी अन्य संरचनात्मक इकाई या संगठन के खाते में प्रामाणिक दस्तावेजों की आवश्यकताओं को लेने का गठन किया जाना चाहिए।

पहले चरण में मुद्दों और दस्तावेजों की श्रेणियों, जो नामकरण इकाई या संगठन मामलों को शामिल करना चाहिए की पहचान है। हम प्रलेखन बना सकते हैं और प्राप्त करने के लिए कैसे की पूरी राशि को कवर करने की जरूरत से आगे बढ़ना चाहिए। आप नामकरण द्वारा कवर नहीं नए सवाल देखते हैं, यह संकलन करने के लिए आवश्यक है। फार्म मामलों नामकरण समय पर अद्यतन यह अनुमति चाहिए। इसलिए, जब का अनुक्रमण मामलों नई अनुक्रमित की संभावना प्रदान करते हैं और पहले से सौंपा सूचकांक पहले से ही मामलों का गठन की जगह को छोड़ देना चाहिए। पासिंग अधूरे काम को मूल संख्या के संरक्षण से अगले साल सीमा को खत्म किया।

प्रत्येक मामले की शीर्षक स्पष्ट होना चाहिए और पूरी तरह से मामले की संरचना और दस्तावेजों है कि इस फ़ोल्डर में रखा जाता है की सामग्री का खुलासा किया। एक फ़ोल्डर पर सूचकांक और निर्दिष्ट किया जाना चाहिए की शैल्फ जीवन मामला। मामलों का समेकन नाममात्र के आधार पर किया जाता है, उदाहरण के लिए, आदेश, प्रोटोकॉल, निर्देश और इतने पर के लिए। मामले में विस्तार से विन्यस्त किया जा सकता उदाहरण के लिए, एक निश्चित संवाददाता, पत्राचार कच्चे माल की आपूर्ति, पत्रकारों के साथ पत्राचार के लिए, एक क्षेत्रीय आधार पर संयुक्त, और इतने पर के साथ पत्राचार।

समूहीकृत दस्तावेज उनके भंडारण के मामले पर ध्यान देना चाहिए। अस्थायी और स्थायी भंडारण या अलग भंडारण अवधि के एक मामले को दस्तावेजों में संयुक्त नहीं किया जा सकता। यह मसौदा सौदे में शामिल करने के लिए अनुमति नहीं है, अप्रासंगिक दस्तावेज या प्रतियां विकल्पों गुणा। मामलों के गठन में सभी दस्तावेज हस्ताक्षर और उचित निकासी की उपस्थिति में जाँच की जानी चाहिए।

अनुक्रमण मामलों और प्राथमिकता के क्रम महत्व के क्रम में किया जाना चाहिए। पहले सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों (आदेश, विनियमों या अन्य रूपरेखा प्रशासनिक दस्तावेजों)। मामलों के नामकरण अनुक्रमित और मामलों के शीर्षकों, नियम और भंडारण की स्थिति, आदेश निकासी शामिल करना चाहिए। संगठन में स्थापित किया गया आदेश द्वारा अनुमोदित और के साथ सहमति व्यक्त मामलों की रेंज अधिकारी क्षेत्र के राज्य अभिलेखागार के। नामकरण में साल के अंत में जिन मामलों प्रत्येक श्रेणी में वर्ष के दौरान खोले गए की संख्या दिखा अंतिम रिकॉर्ड जारी किए हैं। स्थायी संग्रह या अस्थायी भंडारण मामलों के निपटान के मामलों फाइलिंग (परिपक्वता पर) की स्थापना की के अनुसार आयोजित किया जाता है कार्यालय काम पर निर्देश से संगठन के अधिकार के।