दस्तावेज़ों के लिए एक कवर पत्र कैसे लिखें?

सेवाओं को प्रदर्शित करते समय - विशेष रूप से दूरदराज के लोगों - उद्यमी आमतौर पर दस्तावेजों का एक पूरा सेट भेजता है ये स्वीकृति और हस्तांतरण, पैकिंग सूचियों, चालान, सुधारात्मक चालान, ऑफ़र के कार्य हो सकते हैं। इस घटना में कि प्रतिपक्ष नया है या बहुत सारे कागजात हैं, दस्तावेजों को एक कवर पत्र भेजने के लिए सलाह दी जाती है। इसे कैसे करें और क्या इंगित करें?

अनुलग्नकों की सूची

अक्सर, चालान या अनुबंध और विभिन्न अतिरिक्त करार कार्यप्रवाह में शामिल होते हैं। इस मामले में, आपको केवल पैकेज में क्या विस्तार से वर्णन करने की जरूरत है, प्रेषक को कितनी तेज़ पत्र भेजना चाहिए, प्राप्तकर्ता को उनके साथ क्या करना चाहिए, आदि इस तरह के निर्देश की भूमिका और दस्तावेज़ों के कवर पत्र को पूरा करता है। इसमें, उदाहरण के लिए, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि अधिकृत व्यक्तियों के जवानों और हस्ताक्षरों के साथ अनुबंध की एक प्रति प्रेषक को भेजी जानी चाहिए। यदि कोई इनवॉइस उत्पाद से जुड़ा हुआ है, तो उस पर जोर दिया जाना चाहिए कि उसे एक निश्चित अवधि के भीतर भुगतान करना होगा। कवर पत्र, एक नियम के रूप में, अनुप्रयोगों और प्रेषणकर्ताओं की सूची के साथ दस्तावेज़ों की सूची दर्शाते हैं। सूची को क्रमांकित किया जाना चाहिए ताकि जब आप इसे प्राप्त करेंगे आप तुरंत पूर्णता की जांच कर सकते हैं यह भी होता है कि दस्तावेजों के कवर पत्र से पता चलता है कि वे एक संशोधित उत्पादन अनुबंध और कॉपीराइट के हस्तांतरण के लिए अलग-अलग होते हैं, लेकिन व्यवहार में प्रेषक इन कागजात संलग्न करना भूल जाते हैं। यही कारण है कि जब इसे प्राप्त करना आवश्यक है, तो त्रुटि के बारे में प्रतिपक्ष को तुरंत सुलझाने और तुरंत सूचित करना आवश्यक है।

दस्तावेज़ों के लिए एक कवर पत्र तैयार करने के लिए कैसे?

अक्सर ऐसे उद्देश्यों के लिए एक विशेष टेम्पलेट का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ों के लिए एक आवरण पत्र का एक उदाहरण सीधे वर्ड, ओपन ऑफिस या आपकी कोई भी पसंद में पाया जा सकता है। केवल उनके डेटा को सम्मिलित करेगा, प्रेषक और प्रेषक निर्दिष्ट करें - और पैकेज तैयार है दस्तावेजों को एक आवरण पत्र स्वतंत्र रूप से बिना किसी समस्या के संकलित किया जा सकता है। एक अच्छा टोन सहयोग के लिए पहले पैराग्राफ में आभार है। दूसरे में, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि "संगठन एक्स निम्नलिखित दस्तावेजों को वाई को भेजता है" (बाद में सूची के रूप में संदर्भित किया गया है) और "पते पर हस्ताक्षर करने और भेजने के अनुरोध", "गोपनीय रूप से व्यवहार", "यदि आवश्यक हो तो सही" ... सब कुछ विशिष्ट स्थिति पर निर्भर करता है । लेकिन व्यापार शिष्टाचार का मतलब खेल के स्पष्ट और पारदर्शी नियम हैं। आपके ठेकेदार को यह नहीं सोचना चाहिए कि प्राप्त पत्रों के साथ क्या करना है, चाहे वे अंतिम संस्करण या चर्चा के लिए विकल्प हों। सब कुछ को काला और सफेद रंग में लिखा जाना चाहिए

ग्राफिक डिजाइन

दस्तावेजों को कवर पत्र आमतौर पर पहले है प्रतिपक्ष की आंखों को पकड़ता है यह लंबा और लंबा नहीं होना चाहिए यह एक पृष्ठ पर इंगित करने के लिए पर्याप्त है कि दस्तावेजों के समूह में जो शामिल है, उन्हें पता करने के लिए कहा जाता है और प्रेषक का पूरा पता कितनी देर तक है यह सुनिश्चित करने के लिए सलाह दी जाती है कि प्राप्तकर्ता को सही नाम दिया गया है, इस तथ्य का उल्लेख नहीं करना चाहिए कि व्यापार संबंध के रूप में इस तरह के एक नाजुक मामले में गलती बहुत महंगा हो सकती है। यह दूसरे प्रतिद्वंद्वियों के लिए एक काउंटरपार्टी को एक कवर पत्र भेजने के लिए अयोग्य है। हस्ताक्षर और जवानों के साथ एक लेटरहेड पर इसे औपचारिक बनाना वांछनीय है, हालांकि बाद की आवश्यकता वैकल्पिक है। छोटे प्रिंट में लंबे संदेश पढ़कर ठेकेदार को परेशान न करें। इसलिए, कवर पत्र को यथासंभव संक्षिप्त, पठनीय और सटीक रूप से लिखा जाना चाहिए।